Welke eisen stelt de Belastingdienst aan de boekhouding?

De Belastingdienst verplicht iedere ondernemer om een boekhouding bij te houden en de administratie te bewaren. Belangrijke zaken die u moet bewaren zijn onder andere:

ontvangen en verzonden facturen
kas-administratie en -bonnen
inkoop- en verkoopboek
bankafschriften
agenda’s
correspondentie (op papier en digitaal)
boekhoudsoftware en databestanden (back-ups)
rittenadministratie zakelijke auto
urenregistratie (in verband met bepaalde aftrekposten)

Digitaal of op papier?

Het bewaren van de financiële administratie mag digitaal. Dus regelt u de boekhouding online, dan worden veel zaken al elektronisch (en veilig) opgeslagen in de cloud. Dat geldt ook voor de afschriften van uw zakelijke rekening(en). Van papieren bonnetjes en rekeningen mag u een digitale scan maken zodat het eenvoudig opgenomen kan worden in de boekhouding. De enige uitzondering zijn notariële documenten en jaarverslagen. Deze moet u ook op papier opslaan.

Mocht u toch de voorkeur geven aan een 'papieren administratie' zorg dan dat alles netjes en compleet geordend in mappen is opgeslagen. De Belastingdienst moet de gegevens namelijk binnen een redelijke termijn kunnen controleren.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. De Belastingdienst verstaat onder de basisgegevens:

het grootboek
de debiteuren- en crediteurenadministratie
de voorraadadministratie
de in- en verkoopadministratie
de loonadministratie

Hoewel u met de belastingdienst afspraken kunt maken over een kortere bewaartermijn, is dat niet direct aan te raden omdat andere instanties nog wel kunnen vragen om gegevens tot zeven jaar terug.

Personeel in dienst

Indien u personeel in dienst heeft, bent u verplicht om nog meer gegevens te bewaren. Naast een kopie van het identiteitsbewijs moet u ook contracten, loonstaten en -stroken en jaaropgaves kunnen overleggen evenals een verklaring loonbelasting en gegevens over onbelaste vergoedingen.

Heeft u vragen over boekhouden, neem vrijblijvend contact op.

Aspia

Accountor